KI im Unternehmen einführen: Vom konkreten Ablauf zum überprüfbaren Piloten

1. Eine wiederkehrende Aufgabe auswählen

Geeignete Ausgangspunkte sind häufig wiederkehrende Produktfragen, das Suchen in freigegebenen Dokumenten oder eine regelmäßig benötigte ERP-Auswertung. Wählen Sie eine Aufgabe, deren heutiger Ablauf bekannt ist und deren Ergebnis sich prüfen lässt.

Dokumentieren Sie typische Eingaben und das gewünschte Ergebnis. Ein Assistent für Produktberatung benötigt andere Quellen und Grenzen als ein interner Assistent, der offene Aufträge auswerten soll. Beide Aufgaben sollten nicht ungeprüft in denselben Pilotumfang fallen.

• Eine konkrete Nutzergruppe und Aufgabe festlegen.
• Den heutigen Aufwand und häufige Fehler erfassen.
• Standardfragen und schwierige Sonderfälle sammeln.
• Verantwortliche für Inhalte und fachliche Abnahme benennen.

2. Wissen und aktuelle Geschäftsdaten unterscheiden

Für eine Erklärung von Produkteigenschaften können gepflegte Website-Inhalte und Dokumente ausreichen. Eine Antwort auf Lagerbestand, Kundenkonditionen oder den Stand eines Auftrags benötigt dagegen eine passende Verbindung zu aktuellen Geschäftsdaten.

Der BVP AI Assistant kann eine Gesprächsoberfläche für Beratung und Service bereitstellen. ERP-SUPERBRAIN erschließt Microtech ERP-Daten für Fragen und freigegebene Aktionen. DataHub stellt Daten für angebundene Anwendungen bereit; Dashboard ist auf Auswertungen ausgerichtet. Welche Kombination sinnvoll ist, ergibt sich aus dem konkreten Ablauf.

• Quellen auswählen und fachlich prüfen.
• Verantwortliche für Aktualisierung und Freigabe festlegen.
• Vertrauliche Informationen und öffentliche Inhalte trennen.
• Die notwendige Aktualität je Datenart bestimmen.

3. Lesen, vorbereiten und ausführen getrennt freigeben

Eine interne Umsatzabfrage und das Anlegen eines Angebots haben unterschiedliche Folgen. Legen Sie deshalb fest, welche Informationen ein Nutzer sehen darf, welche Aktionen vorbereitet werden können und wann eine ausdrückliche Freigabe nötig ist.

Für den Einstieg kann ein lesender Zugriff ausreichen. Soll später eine ERP-Aktion hinzukommen, testen Sie auch fehlende Berechtigungen, unvollständige Angaben und Abbrüche. Eine verständliche Vorschau muss erkennen lassen, was tatsächlich geändert werden soll.

4. Antwortqualität mit einem festen Fragensatz prüfen

Erstellen Sie einen Testkatalog mit normalen Fragen, mehrdeutigen Formulierungen, falschen Annahmen und Fragen, die die Quellen nicht beantworten. Vergleichen Sie die Antworten mit einer fachlich geprüften Erwartung.

Bewerten Sie nicht nur, ob eine Antwort flüssig klingt. Prüfen Sie Richtigkeit, Vollständigkeit, Aktualität und den Umgang mit fehlendem Wissen. Ein klarer Hinweis auf Grenzen und eine Übergabe an Ihr Team können die richtige Reaktion sein.

• Sachlich richtige Antworten und zulässige Quellen prüfen.
• Unvollständige, veraltete und widersprüchliche Daten testen.
• Berechtigungen und nicht erlaubte Aktionen testen.
• Den Übergang zur menschlichen Beratung praktisch durchspielen.

5. Nutzen einschließlich Pflege und Nacharbeit bewerten

Messen Sie denselben Vorgang vor und während des Piloten. Neben Bearbeitungszeit sind Nacharbeit, fachliche Fehler und erfolgreich gelöste Anfragen hilfreich. Im Vertrieb kann die Qualität übergebener Anfragen wichtiger sein als die reine Anzahl der Gespräche.

Eine einfache Rechnung betrachtet die eingesparte Zeit je Vorgang multipliziert mit der tatsächlichen Fallzahl. Davon sind Prüfung, Nacharbeit und Inhaltspflege abzuziehen. Technische Kosten und Einrichtung gehören ebenfalls in die Bewertung. Veröffentlichen Sie Ergebnisse erst mit einem nachvollziehbaren Zeitraum und einer belastbaren Grundlage.