Microtech ERP einführen: Kostenfaktoren, Datenmigration und Projektcheckliste

1. Den Ablauf beschreiben, bevor Sie Funktionen auswählen

Beginnen Sie mit einem vollständigen Vorgang: etwa von der Kundenanfrage über das Angebot und die Lieferung bis zur Rechnung. Halten Sie fest, welche Personen und Systeme beteiligt sind, wo Informationen fehlen und welche Arbeiten doppelt erledigt werden.

Trennen Sie notwendige Anforderungen von späteren Erweiterungen. „Der Vertrieb muss den verfügbaren Bestand sehen“ ist prüfbar. „Das neue ERP soll alles automatisieren“ reicht dagegen nicht als Grundlage für ein Angebot oder eine Abnahme.

• Die wichtigsten Geschäftsabläufe und Sonderfälle dokumentieren.
• Interne Projektverantwortliche und Ansprechpartner je Fachbereich benennen.
• Pflichtanforderungen und spätere Ausbaustufen unterscheiden.
• Bestehende Anpassungen, Auswertungen und Schnittstellen erfassen.

2. Angebote über den gesamten Betrieb vergleichen

Ein ERP-Angebot sollte erkennen lassen, welche Aufwendungen einmalig und welche laufend entstehen. Neben Nutzern und Modulen können Prozessanalyse, Anpassungen, Datenbereinigung, Migration, Schnittstellen, Schulung und Go-Live-Begleitung ins Gewicht fallen.

Vergleichen Sie denselben Leistungsumfang. Prüfen Sie zum Beispiel, ob Testmigrationen, die Einrichtung einer Testumgebung und die Nachbetreuung enthalten sind. Änderungen am Projektumfang sollten mit Aufwand und Terminfolgen nachvollziehbar dokumentiert werden.

Ein günstiger Einstieg kann spätere manuelle Arbeit verbergen. Umgekehrt muss nicht jede denkbare Erweiterung bereits zur ersten Projektphase gehören. Sinnvoll ist ein arbeitsfähiger Start mit klar geplanten Ausbaustufen.

• Einmalige Einführungskosten und laufende Kosten getrennt ausweisen lassen.
• Datenbereinigung und interne Arbeitszeit mitplanen.
• Enthaltene Schulungen, Tests und Supportleistungen vergleichen.
• Abhängigkeiten zu Shops, Versand, Buchhaltung und Drittanbietern berücksichtigen.

3. Datenmigration als eigenen Arbeitsschritt planen

Artikel, Kunden, Lieferanten, Bestände und offene Posten haben unterschiedliche Anforderungen. Entscheiden Sie je Datenart, was übernommen, bereinigt oder archiviert werden soll. Alte Dubletten und uneinheitliche Einheiten sollten nicht ungeprüft in das Zielsystem wandern.

Eine Testmigration zeigt, ob Pflichtfelder, Verknüpfungen und Werte korrekt ankommen. Prüfen Sie repräsentative Einzelvorgänge und geeignete Kontrollsummen. Dokumentieren Sie, wie Änderungen zwischen Testlauf und endgültiger Übernahme nachgeführt werden.

• Datenquellen, Formate und fachliche Verantwortliche festlegen.
• Dubletten, fehlende Pflichtwerte und uneinheitliche Einheiten prüfen.
• Einen Testimport und fachliche Stichproben durchführen.
• Übernahmezeitpunkt, Änderungsstopp und Sicherungen abstimmen.

4. Schnittstellen mit Fehlerfällen testen

Eine Verbindung ist erst alltagstauglich, wenn klar ist, welches System welche Daten führt. Legen Sie Feldzuordnung, Übertragungsrichtung und Aktualisierung fest. Bei Preisen oder Beständen kann eine andere Aktualität erforderlich sein als bei Beschreibungen.

Testen Sie auch Unterbrechungen, doppelte Übertragungen und unvollständige Datensätze. Es muss erkennbar sein, wer einen Fehler bemerkt, korrigiert und eine Übertragung erneut anstößt. BVP DataHub kann je nach Anforderung die Datenbereitstellung für Websites und Partner übernehmen.

5. Den Go-Live an einer fachlichen Abnahme festmachen

Ein technischer Start ohne Fehlermeldung ist noch keine fachliche Abnahme. Lassen Sie die beteiligten Teams typische Vorgänge und wichtige Ausnahmen durchspielen. Dazu gehören etwa Teillieferungen, Retouren, abweichende Konditionen und Benutzerrechte.

Vor dem Wechsel sollten offene Punkte, Ansprechpartner und ein Rückfallplan dokumentiert sein. In der ersten Betriebsphase braucht es Zeit für Rückfragen und Korrekturen. Reaktionszeiten und Erreichbarkeit richten sich nach dem vereinbarten Wartungs- und Betreuungsumfang.

• Kernprozesse mit Fachanwendern abnehmen.
• Rollen und Berechtigungen anhand realer Aufgaben prüfen.
• Schulung und kurze Arbeitsanleitungen bereitstellen.
• Wechseltermin, Sicherungen, Ansprechpartner und Rückfallplan festhalten.